個人情報等を含む関係書類の紛失について

記

個人情報等を含む宅地建物取引業者から提出された書類の紛失事案が発生しましたので、お知らせします。
今後、このようなことがないよう、再発防止とより一層の個人情報等の適切な管理を徹底します。

1　事故の概要

宅地建物取引業者から提出された書類のうち一部が所在不明となっていることが判明した。
なお、当該書類を外部に持ち出した事実や、書類の記載情報について外部に漏えいした事実は確認されておらず、保存年限を経過した書類とともに誤廃棄された可能性が高い。

2　経緯

• （1）令和8年1月30日、宅地建物取引業者に対する行政処分・指導に当たり、提出された書類を確認するため、文書保存箱を取り寄せたところ、過年度分の書類のうち一部が見当たらないことが判明し、執務室内各所の捜索を行ってきたが、発見には至らなかった。
• （2）令和8年3月30日、行政処分に当たり、当該宅地建物取引業者に対する聴聞を実施しようとしたところ、紛失した書類の一部に個人情報が含まれていることが判明した。
• （3）課内の全ての文書保存箱を取り寄せて捜索したが、現在まで発見されていない。

3　紛失した書類・記載情報と件数（宅地建物取引業者55者分）

• （1）宅地建物取引業者の始末書（法人代表者の氏名を含む）
• （2）宅地建物取引業者の業務報告書（宅地建物取引士の氏名・登録番号を含む）
• （3）宅地建物取引業者の従業者証明書・名簿（写し）（従業者の氏名・生年月日・顔写真を含む）
• （4）宅地建物取引業者の業務関係帳簿（写し）（専任の宅地建物取引士が不在の期間に取り扱った733件の契約に係る当事者の氏名・住所・電話番号・金額を含む）（55者のうち19者分）
• （5）宅地建物取引業者の決算関係書類　（55者のうち19者分）

4　事故発生後の対応

• （1）該当の宅地建物取引業者55者に連絡を取り、謝罪及び説明を行っている。
• （2）個人情報等を含む書類の適切な管理を職員に対し改めて周知徹底した。